Les fournisseurs ont donc un rôle critique à jouer dans leur enregistrement : ils doivent définir avec précision le bien ou le service considéré, à l'aide du code du Système commun de codification des Nations Unies; cela conduira au choix d'un fournisseur répondant au mieux aux spécifications du cahier des charges.
وعليه، فإن البائعين يضطلعون خلال عملية التسجيل بدور حاسم في اختيار الرموز الصحيحة للسلع و/أو الخدمات بموجب نظام الترميز الموحد للأمم المتحدة، الذي يُستند إليه في تحديد مصدر الاحتياجات.
L'exemple suivant montre comment l'application du principe de la recherche du meilleur rapport qualité-prix dès les premières phases d'une procédure d'achat (spécification du cahier des charges et sourçage) peut avoir un effet heureux sur le prix spécifié dans le contrat, et élargir les possibilités de faire participer les fournisseurs de pays en développement ou de pays en transition.
نفذت شعبة المشتريات، مؤخرا، عملية شراء لتقديم خدمات مهابط الطائرات إلى بعثة منظمة الأمم المتحدة في الكونغو. ويتمثل أحد العناصر الرئيسية التي أسهمت في تحقيق أعلى جودة بأفضل سعر في هذه الحالة في اتخاذ الشعبة وإدارة عمليات حفظ السلام، خلال مرحلة تحديد المواصفات، قرارا يقضي بتقسيم الخدمات المطلوبة وإتاحة منح العقود ذات الصلة لعدة بائعين، بدلا من دعوة بائع لتقديم عرض بتوفير الخدمات بكاملها.
Cette politique s'applique à tous les fonctionnaires « participant aux activités d'achat », expression définie comme désignant tout fonctionnaire qui participe personnellement et de manière importante et substantielle à l'une ou l'autre des activités ci-après : a) rédaction, révision ou approbation des spécifications du cahier des charges; b) préparation ou mise au point des appels d'offres; c) recherche de fournisseurs potentiels; d) gestion de la base de données concernant les fournisseurs ou enregistrement de nouveaux fournisseurs; e) évaluation des soumissions ou propositions ou sélection d'un prestataire; f) négociation des prix ou des autres conditions du marché; g) examen et approbation des résultats de l'adjudication; h) signature du contrat; i) certification, approbation et paiement des factures présentées au titre du marché; j) gestion du marché; k) évaluation des prestations du fournisseur; l) traitement des contestations émanant de fournisseurs ou des litiges avec des fournisseurs; et m) audit des activités d'achat.
وينطبق هذا التدبير على جميع الموظفين ”المشاركين في عملية الشراء“، وهو مصطلح يشمل تعريفه الموظفين المشاركين بصورة شخصية وكبيرة وفنية في أي من الأنشطة التالية: (أ) صياغة مواصفات أو بيانات العمل أو استعراضها أو إقرارها؛ (ب) إعداد طلبات تقديم العطاءات أو تطويرها؛ (ج) تحديد المتعاقدين أو البائعين المحتملين؛ (د) إدارة قاعدة بيانات المتعاقدين أو البائعين أو تسجيل المتعاقدين أو البائعين الجدد؛ (هـ) تقييم العطاءات أو المقترحات أو اختيار المصادر؛ (و) التفاوض بشأن سعر العقد أو بنوده أو شروطه؛ (ز) استعراض منح العقود وإقرارها؛ (ح) توقيع العقود؛ (ط) اعتماد المدفوعات المقررة بموجب عقود وإقرارها وتسديدها؛ (ط) إدارة العقود؛ (ي) استعراض أداء المتعاقدين أو البائعين؛ (ك) التعامل مع اعتراضات المتعاقدين أو البائعين أو منازعاتهم؛ (ل) مراجعة عمليات الشراء. ولا تقتصر هذه السياسة الجديدة على موظفي المشتريات أو موظفي المالية فحسب بل إنها تعترف بالطابع الشامل لدورة الشراء.